Excel Uzmanı sizin için istediğiniz parametreleri göz önüne alarak profesyonel gelir - gider programı hazırlayabilir, bu sayede gelir gider takibiniz kolaylaşacak ve iş verimliliğiniz artacaktır.

Gelir Gider tablosunun önemi nedir

Girişimlerin ve işletmelerin karşılaştığı sorunlardan biri kontrol edilemeyen maliyetlerdir. Harcamalarınızı kendiniz için nasıl kontrol edebileceğinizi inceledik.

Bu maliyetler personel maliyetleri, kira, seyahat, sarf malzemeleri, faiz maliyetleri olabilir. Bu giderleri takip etmek için bir raporlama sisteminizin olması gerekir. Hangi maliyetleri önceden kontrol edip onaylayacaksınız. Hangi giderlerin personeliniz tarafından yönetileceğine karar verin. Personele vermiş olduğunuz yetki çerçevesinde personel giderlerinizi aylık olarak gözden geçirin ve onaylayın.

Çalışanlarınızı maliyetleri kontrol etmeye ve azaltmaya dahil edin. Hatta çalışanlarınızı maliyetleri düşürmeleri için ödüllendirebilirsiniz. Maliyet kontrolünde önemsediğiniz konularda şirket kurallarını yayınlayabilirsiniz. Fotokopi makinesi kullanmak, taksi kullanmak veya araba yıkamak gibi konuları da kurallara ekleyebilirsiniz. Çalışanlarınıza geldiklerinde şirketinizi ve şirket kurallarınızı tanıtan bir broşür vermek de oryantasyonun bir parçası olabilir.

Bir gider takip sistemi kullanın

Maliyet kontrolünü kolaylaştırmak için operasyonel ve finansal takip sistemlerini kullanmanızı öneririm. Kartla giriş çıkış yapmak, fotokopi makinesine kullanıcı adı ve şifre atamak, benzin almak için bir şirketle anlaşıp üst limit belirlemek, satış personeli için araç takip sistemi kullanmak gibi.

Gider bütçesi oluşturarak, gerçekleşen giderlerinizi gider bütçesi ile periyodik olarak karşılaştırabilirsiniz. Gerçek giderlerinizi Excel programında kolayca takip edebilirsiniz. Karşılaştırma sonucunda ortaya çıkan farklılıkların nedenini sorgulamalısınız. Bütçenizi takip ederken, yılın başından itibaren gerçekleşen harcamalarınız. Yılsonu bütçe rakamınızı toplayıp yılsonu bütçe rakamınızla karşılaştırırsanız, yılsonu hedefinizden ne kadar uzakta olduğunuzu kolayca takip edebilirsiniz.

Harcamalarınızın işinize veya şirket amacınıza uygunluğunu sorun. Gereksiz olduğunu düşündüğünüz gider kalemlerini iptal edin. Ücret oranlarınızı diğer benzer işletmelerle karşılaştırın. Örneğin bir reklam ajansıysanız, personel giderlerinizin toplam giderlerinize ve cironuza oranını karşılaştırabilirsiniz. Belki yeni firmalarda yüksek oran normal karşılanır ancak sabit bir rakamla azalıp düzelmesi beklenir.

Ekonomik bir satın alma yapın

Belirli bir perakendecideki satın alma işlemlerini birleştirerek ek indirim talep edebilirsiniz. Veya alışveriş platformlarına katılarak birden fazla satıcıyı tek bir yerde kolayca birleştirebilirsiniz. İnternette "birlikte satın almak" yazarsanız işinize yarayabilecek alternatifleri görebilirsiniz. Araç kiralamadan bilet hizmetlerine kadar birçok hizmette indirimler sunabilirsiniz.

Verimli çalıştığından emin ol

Gereksiz faaliyetlerden ve benzer görevlerin tekrarından kaçının. Özellikle hizmet sektöründe personel aynı işte daha fazla zaman geçirebilmektedir. İşleri verimli bir şekilde yönetmek için proje yönetimi veya ekip çalışması programlarını kullanabilirsiniz. Bu tür programlar yardımıyla çalışanlarınızın ne iş yaptığını bir bakışta öğrenebilirsiniz. Şimdiye kadar neler yaptığını görebilirsiniz. Ekip ve proje çalışması için Asana'yı, iç iletişim ve işbirliği için Slack'i önerebilirim.

Verimliliği artırmak için fırsatlardan yararlanın. Ana işiniz olmayan faaliyetleri harici bir kişi veya şirkete yaptırabilirsiniz. Örneğin, yemek için bileti veya sözleşme tarafının yemek şirketini kullanabilirsiniz. Bir fotokopi makinesine yatırım yaparak, onu satın almak yerine kiralayabilir ve sayfa başına bakım maliyetlerinden kurtulabilirsiniz.

Kira maliyetleri, özellikle İstanbul'da maliyetlerin büyük bir bölümünü oluşturmaktadır. Yeni işiniz için bir ofise ihtiyacınız olmayabilir. Bunun yerine, Smart Office gibi sanal ofisleri otantik bir konumda kullanabilirsiniz. Telefonlarınız sizin adınıza cevaplanacak, mailiniz alınacak ve misafirleriniz karşılanacaktır. Müşterilerinizle toplantı yapmak için sanal ofislerin donanımlı toplantı salonlarını kiralayabilirsiniz.

Etkin finansal yönetime sahip olmak
Mali kontrolü ihmal etmeyin. Banka kredilerinizi daha düşük faizli kredilerle değiştirmeye çalışın. Çalışanlarınızın maaşlarını yatırdığınız bankadan ek kolaylıklar isteyin. Örneğin, hesap ve kredi kartı ücretlerini iptal ederek veya maaş mevduat sözleşmesi kapatarak bankadan belirli bir getiri oranı talep edebilirsiniz.

Gerekirse bütçenizi ayarlayın
Yukarıda bahsettiğim tüm hususları göz önünde bulundurarak bütçenizi düzenli olarak gözden geçirin. Çalışmanızda bir değişiklik olursa bütçenizi değiştirebilirsiniz. Mali müşavirinize destek olmayı unutmayın. Danışmanınız aynı zamanda danışmanınız olsun. Mümkünse her ay mali müşaviriniz ile birlikte gelir tablonuzu gözden geçirin.

kaşlara bakma
Maliyetleri düşürmeye çalışırken yaratabileceği olumsuz yan etkileri de göz önünde bulundurun. Çalışan morali, ürün veya hizmet kalitesi üzerindeki etkisini göz ardı etmeyin. En önemli değerin başarılı bir iş olduğunu unutmayın